Проблеми ділового спілкування електронною поштою

Сьогодні менеджери підприємств регулярно спілкуються зі своїми працівниками, клієнтами та іншими зацікавленими сторонами електронною поштою. Хоча зв’язок електронною поштою є швидким і його можна легко надіслати з ПК, телефону чи іншого мобільного пристрою, менеджери засуджують електронну пошту для вирішення проблем, які постає перед середовищем у великих та малих компаніях.

Ефекти

Надсилання повідомлення електронної пошти не схоже на відправлення запечатаного конверта через поштову службу. Повідомлення на папері набагато рідше читає хтось, для кого повідомлення не призначене. Це неправда з електронною поштою, яку одержувач може переслати кому завгодно. Завдання для будь-якої ділової людини полягає в тому, щоб чітко продумати вміст повідомлення електронної пошти, яке він збирається надіслати, та ненавмисні наслідки потрапляння інформації в неправильну скриньку.

Період часу

Іноді повідомлення електронної пошти засмічується в "системі" і не доставляється годинами, а іноді навіть днями з моменту надсилання. Ви очікуєте майже миттєвої доставки, але це не завжди так. Точне штампування дати та часу може полегшити частину цієї проблеми. Але також важливо врахувати, в якому часовому поясі знаходиться поштовий сервер, і наскільки надійний механізм надсилання.

Міркування

Електронна пошта була розроблена для покращення спілкування, роблячи його швидшим та актуальнішим. Але друк повідомлень електронної пошти на принтері компанії перемагає цю мету. До «безпаперового» офісу далеко, якщо занадто багато співробітників наполягають на збереженні паперових файлів усіх електронних повідомлень, які вони надсилають або отримують.

Увага

Електронна пошта дозволила легко лінуватися. Незважаючи на те, що очевидна ефективність може бути отримана за допомогою електронної пошти, переконайтеся, що ваша команда продажів не використовує електронну пошту як милицю. Немає нічого схожого на теплу особисту зустріч, щоб закрити продаж або зробити переконливий крок для потенційного клієнта.

Експертна інформація

Подібно до того, як продавці повинні бути особисто перед клієнтами, менеджери також повинні бути особисто на зв'язку зі співробітниками, зазначає Шон Сміт з Next Level Consulting, нью-йоркський консультант з питань зростаючого бізнесу. Менеджерам занадто легко сидіти в закритих кабінетах і надсилати електронною поштою працівникам, не розмовляючи з ними один на один. Деякі співробітники потребують уточнення навіть у найкоротшому повідомленні електронною поштою.