Основи управління контрактами

Власники підприємств мають виконувати важливі функції, коли справа доходить до управління контрактами, які вони укладають з постачальниками, замовниками та працівниками. Сфера управління контрактами прагне надати структуру підказок та інструментів, які допоможуть менеджерам у переговорах про умови, написанні контрактів, забезпеченні відповідності та звітування про результати. У процесі управління контрактами існує дев’ять етапів.

Запрошення на лікування

Процес управління контрактами починається, коли підприємства видають "запрошення на лікування". Цей юридичний термін просто означає, що бізнес готовий отримувати пропозиції щодо товарів чи послуг, що він прагне найняти нового працівника або що він хоче укласти угоду з продавцем. Іншими словами, бізнес готовий укласти контракт з конкретної причини.

Складання договору

Як тільки запрошення на лікування стане очевидним, компанія може прийняти пропозиції щодо потенційного контракту. Працівник може подати заявку на вільну посаду, або продавець може подати заявку на надання послуги бізнесу, наприклад. Зараз бізнес може почати писати договір, виходячи з умов, придатних для угоди. Ці умови можуть бути продиктовані законом, і іноді вони специфічні для ситуації. Закон, наприклад, вимагає, щоб працівники отримували мінімальну заробітну плату, і це повинно бути відображено в контракті. Хоча контракти також можуть укладатись усно, більшість підприємств укладають авторські або письмові контракти, щоб уникнути правових підводних каменів, які можуть виникнути при усних угодах. Ваш бізнес може розглянути можливість звернення за консультацією до юриста при складанні договору, щоб переконатися, що юридична мова є законною та точною.

Переговори

Переговори часто відбуваються одночасно з розробкою договору. Обидві сторони угоди обговорюють умови та приймають рішення про взаємовигідний набір обіцянок та зобов'язань. Договірне право вимагає, щоб між сторонами договору існувала угода. Це означає, що кожна сторона повинна дати чи обміняти щось на благо іншої. Наприклад, коли ви продаєте товар покупцеві, клієнт отримує вигоду від товару, а ви отримуєте вигоду від доходу.

Прийняття

Етап прийняття процесу управління контрактом часто є найбільш неприємним, оскільки одна або обидві сторони можуть бути не задоволені умовами, викладеними в контракті. Якщо ви продаєте товари чи послуги, ви можете не зіткнутися з подібними проблемами, оскільки клієнт купує товар або ні. Однак, якщо ви маєте справу з продавцями або наймаєте працівників, можливо, вам доведеться повернутися до етапу переговорів до прийняття контракту.

Виконання

Сторони, які приймають договір, зазвичай роблять щось, що означає прийняття. Це називається стратою. У письмовому контракті виконання відбувається, коли обидві сторони підписують контракт, часто перед свідком. У усних договорах виконання зазвичай відбувається, коли одна сторона дає гроші в обмін на товар або послугу від іншої. У контракті, що базується на послугах, виконання також передбачає виконання обов'язків або зобов'язань, викладених у контракті. Наприклад, якщо ви наймаєте когось, щоб пофарбувати ваш офіс, він повинен зробити це в межах умов та обмежень, передбачених договором.

Забезпечення відповідності

Керівник контракту або власник бізнесу повинен дбати про те, щоб обидві сторони виконували всі умови контракту. Якщо одна сторона не відповідає своїй стороні угоди, інша сторона може подати позов про порушення договору, що може коштувати дорого. Цей етап процесу є, мабуть, найважливішим, на який слід звернути увагу.

Змінення контракту

Іноді одна або обидві сторони контракту вважають за необхідне змінити його умови. Маляру, якого ви найняли, може знадобитися кілька додаткових днів, щоб виконати роботу, або ви можете вирішити підвищити рівень своїх працівників. У цих випадках зазвичай видається новий контракт.

Аудит та звітність

Більшість підприємств беруть участь у щоквартальних, піврічних або річних аудитах. Ці перевірки дають бізнесу можливість переконатись, що всі контракти на той період часу виконані належним чином і що всі непогашені борги подбані. Ваша рада директорів, інвестори або інші ключові зацікавлені сторони також можуть отримати звіт про ваші виконані та поточні контрактні зобов'язання; процес аудиту дає вам можливість зібрати документи, щоб довести, як ви витратили гроші та розподілили ресурси.

Поновлення контракту

Якщо ви хочете продовжувати використовувати певного постачальника, вам потрібно періодично переглядати та поновлювати контракт. Можливо, вам доведеться повторити процес укладання договору, щоб переконатися, що всі знаходяться на одній сторінці щодо компенсації, умов та умов.