Етикет факсу
Надсилання ділових матеріалів факсом стало в основному комп’ютеризованим, хоча правила ділового спілкування все ще застосовуються. Це робиться для забезпечення професійної презентації та для того, щоб ваші факси надходили до передбачуваних одержувачів, а конфіденційна інформація залишалася приватною. Етикет факсу також допомагає встановити внутрішні правила та рекомендації, які допоможуть впорядкувати процес надсилання факсів.
Ідентифікатори вихідних факсів
Незалежно від того, надсилаєте факс електронним або факсимільним апаратом, кожен факс завжди повинен супроводжуватися ідентифікаційною інформацією. Це повинно містити назву та логотип вашої компанії, контактну інформацію та ім’я особи, яка надсилає факс. Також включайте дату передачі факсу, характер та розмір вкладення та примітку, яка вказує причину факсу.
Відсутність спаму
Не використовуйте факс для розсилки спаму чи небажаних оголошень - це лише дратуватиме ваших клієнтів. Обмежуйте факси лише запитуваною інформацією та періодичними оновленнями новин, а незапитувані факси тримайте короткими - не більше однієї або двох сторінок. Так само захистіть номер факсу, щоб не отримувати спам. Це може зв’язати вашу машину та макулатуру та чорнило. Повідомляйте лише номер факсу за потреби та не перешкоджайте особистому факсу співробітників.
Захист конфіденційної інформації
Не наводьте курсор, коли інші надсилають факси, і коли ви бачите новий факс у лотку, вийміть його, переверніть, покладіть у папку вхідних або отримайте особисто. Це допоможе зберегти конфіденційність приватної інформації. Якщо необхідно, визначте пріоритет використання факсимільного апарата, щоб передувати негайним потребам надсилання та отримання.
Регулювати факс
Якщо можливо, довіряйте вхідні та вихідні факси адміністративному помічнику, який може визначити пріоритети потреб факсу та забезпечити отримання документів там, куди вони йдуть. Це позбавляє потреби співробітників чекати в черзі факс, регулярно перевіряти стан або жокей. Наявність однієї особи, відповідальної за це завдання, може спростити операції та зробити факсимільні послуги більш ефективними.
Коли не надсилати по факсу
Пам'ятайте, що факси можуть побачити більше очей, ніж ті, що належать до імені на титульному аркуші. Не надсилайте факсом приватну інформацію, таку як записи про персонал або фінансові дані компанії, які можуть призвести до збитку в чужих руках. Подумайте про доставку за ніч або навіть про поштову скриньку для таких типів даних.
