Етикет під час телефонної конференції
Малий бізнес може скористатися перевагами конференц-дзвінків, щоб уникнути дорогих приватних зустрічей. Це особливо корисно для проведення зустрічі з клієнтами або клієнтами, які летять на літаку далеко від місця розташування бізнесу. Спілкування з клієнтом за допомогою телефонної конференції може бути складнішим, ніж персональна презентація, оскільки бізнес не має переваг перегляду невербального спілкування та реплік клієнта. Загалом, конференц-дзвінки можуть бути життєздатним варіантом, який може заощадити час і гроші.
До дзвінка
Для того, щоб справити гарне враження під час телефонної конференції, малий бізнес повинен виконати перелік завдань до здійснення телефонної конференції. Сюди входить облаштування тихої кімнати в офісі, куди можна проводити дзвінок. Він повинен зручно розмістити всіх людей, які беруть участь у дзвінку. Бажано, щоб це включало круглий стіл із телефоном посередині, щоб усі були на рівній відстані від телефону. Це дозволить уникнути незручних часів повторення фраз, оскільки інша сторона не могла чітко чути.
Під час дзвінка
Усі учасники селекторної наради повинні мати порядок денний перед собою. Це дозволить продовжувати дзвінок. Окрім того, координатором дзвінка повинна бути призначена одна людина. Ця особа буде головним доповідачем і забезпечить, щоб дзвінок залишався на темі та на завданні. Ведучий може також представити інших перед тим, як вони виступлять або відповідають на питання. Правильний етикет диктує, що клієнт або клієнт завжди знає, з ким розмовляє під час телефонної конференції.
Після дзвінка
Складання нотаток та надсилання їх електронною поштою або факсом клієнту - приємний жест від імені малого бізнесу. Це не тільки дає підставу для подальшого спостереження з клієнтом, але і виходить за рамки обслуговування. Повідомляючи клієнта заздалегідь, що це станеться, це може перешкодити йому відчути, що вони повинні люто робити нотатки під час дзвінка та, можливо, пропускати важливу інформацію, намагаючись не відставати від розмови, роблячи нотатки.
Учасники
Всім учасникам дзвінка слід порадити дотримуватися належного етикету конференц-зв'язку під час дзвінка. Сюди входить уникання зайвих рухів, шелестіння паперів, виступ поза чергою, перебивання інших та їжа чи пиття під час дзвінка. Деяким малим підприємствам може бути вигідніше демонструвати презентацію під час засідання, щоб усі були в курсі моментів, які потрібно зробити. Це також може заважати людям говорити один на одного і тим самим уникати незручних ситуацій під час дзвінка.
Міркування
Бізнес повинен забезпечити наявність відповідного обладнання для конференц-зв'язку. Очікування дзвінка та можливість переривання дзвінка через внутрішню офісну домофонну систему слід відключити. Перед кожним конференц-дзвінком слід перевірити систему, щоб переконатися, що все працює належним чином. Непідготовленість до конференц-зв'язку може надіслати повідомлення про те, що малий бізнес не зможе ефективно обробляти інші частини бізнесу. Підготовка є ключовою при проведенні конференц-дзвінків.
