Що передбачається зберігати у файлі працівника?
Найняти працівника - завдання не з легких. Бізнес повинен відповідати державним та федеральним законам про зайнятість, що стосуються не лише найму та утримання фізичних осіб, а й таких питань, як ведення обліку працівників. Окрім юридичного зобов’язання, підприємства повинні вести точні та поточні записи, це може допомогти уникнути конфліктів у майбутньому. Роботодавець може звернутися до записів, якщо виникають проблеми, замість того, щоб покладатися на пам’ять чи припущення.
Основна інформація та адміністративні форми
Кадрові справи повинні містити основну інформацію про працівника, його посадові обов'язки та податкові форми. Елементи, які відповідають цьому визначенню, включають резюме працівника, супровідний лист, заяву на роботу, довідкові листи та форму IRS W-4. Також зберігайте адміністративні форми, такі як підтвердження працівника про отримання довідника працівника, офіційну пропозицію про роботу, якщо така є, та опис службових обов’язків працівника.
Виконавчі матеріали
Файли співробітників зазвичай містять інформацію про те, коли працівник заробляє підвищення або отримує якусь іншу форму визнання. Зворотне також справедливо. Записи повинні задокументувати скарги, догани або дисциплінарні заходи, вжиті щодо працівника. У цьому розділі зберігайте інші матеріали, що стосуються результатів роботи працівника, такі як періодичні оцінки, записи про відвідуваність та пам’ятки, що стосуються часу, коли ви та працівник зустрічались для обговорення питань.
Предмети, що не входять
Роботодавці повинні зберігати окремі файли для конфіденційної інформації. Особливе занепокоєння викликають медичні картки працівника та документи, що стосуються статусу громадянства працівника, такі як форма I-9. Роботодавець повинен вжити адекватних заходів для забезпечення того, щоб конфіденційна інформація залишалася захищеною та недоступною для загальної перевірки.
Поради щодо ведення записів
Кожен працівник повинен мати окремий файл, а роботодавець повинен зберігати файли в надійному, заблокованому місці. Компанія повинна мати процедури періодичного перегляду файлів, щоб роботодавець міг оновлювати нову інформацію та видаляти стару інформацію за необхідності. Бізнес повинен зберігати файли, навіть якщо працівник залишає компанію. Закони штатів можуть мати конкретні правила зберігання записів; роботодавці повинні перевіряти місцеві закони, перш ніж щось відкидати.
