Правила етикету ділової електронної пошти

Використання електронної пошти для спілкування для вашого бізнесу може бути зручним, економічним та швидким. В електронній пошті не вистачає мови тіла та голосових зворотів, необхідних для належного передавання вашої думки, тому існує декілька правил ділового етикету, яким слід дотримуватися. Без належної процедури електронної пошти ваша думка може бути неправильно зрозуміла і спричинити проблему, яка потребуватиме особистого спілкування для виправлення.

Використовуйте професійну мову

Відповідно до Microsoft Midsize Business Center, найкраще уникати сленгу та регіональних розмов при надсиланні електронного листа. Ви повинні користуватися простою діловою мовою, яку не можна неправильно інтерпретувати. Використовуйте стислі речення прямої мови, які дозволять читачеві зрозуміти ваше значення, не спричиняючи неправильного тлумачення.

Структура

Використовуйте ту саму граматичну структуру та структуру речень, яку ви використовували б у звичайному діловому листі. Уникайте використання "Інтернету", такого як "LOL", щоб сміятися вголос, і не використовуйте всі великі літери, щоб підкреслити тему. Використання всіх великих літер еквівалентно крику і вважається грубим.

Будьте короткими

Повідомлення електронної пошти слід використовувати для швидкого повідомлення, наприклад, підтвердження доставки або організації зустрічі. Діловий електронний лист повинен бути коротким і складатися з двох-трьох стислих речень. Якщо є більше деталей для обговорення цієї теми, вкажіть, що ви хотіли б обговорити тему особисто або по телефону.

Сюжетна лінія

Скористайтеся рядком теми, який містить дуже короткий опис електронного листа лише кількома словами, а також включіть своє ім’я в рядок теми, щоб одержувач знав, від кого електронна пошта. Якщо ви не вкажете своє ім'я в темі, одержувач може видалити електронний лист, вважаючи, що це маркетингова частина.

Використання вкладень

Вкладені файли часто перевіряються за допомогою фільтрів електронної пошти на серверах компанії. Але якщо ви вважаєте, що вам потрібно додати вкладення до ділової електронної пошти, обов’язково згадайте в кінці електронного листа, що є вкладення, а потім дайте короткий опис.

Зміст HTML

Багато бюлетенів електронної пошти використовують вміст HTML для створення формату електронної пошти та включення графіки. Для ділового електронного листа, який ви надсилаєте клієнту або діловому партнерові, ви хочете уникати використання вмісту HTML. Деякі програми електронної пошти блокують вміст HTML, і результат може зробити вашу електронну пошту заплутаною для читання.