Як керувати та перевіряти корпоративні картки закупівель

Загальновизнаний принцип бухгалтерського обліку №1 забороняє власникам малого бізнесу змішувати особисті та ділові кошти. Корпоративні картки закупівель - що для малого бізнесу частіше є бізнес-кредитною карткою - це рішення, яке забезпечує переваги, крім забезпечення відповідності бізнесу вимогам GAAP. Сувора політика управління кредитними картками, як регулярний, так і випадковий аудит, є життєво важливими для забезпечення того, щоб випуск закупівель або кредитних карток залишався розумним діловим рішенням.

Впровадити превентивний контроль

Чим більше бізнес контролює, що співробітники можуть, а що не можуть купувати за допомогою кредитних карток, тим краще бізнес зможе керувати операціями з кредитними картками. Почніть із встановлення засобів контролю, які стримують працівників від спроб використовувати візитну картку для особистого користування. Співпрацюйте з компанією, яка видає кредитні картки, щоб заборонити операції з авансовими платежами та покупки на певних підприємствах, таких як винний магазин, магазин одягу чи кінотеатр. Встановіть щомісячний ліміт витрат на кожну картку, виходячи з розумних очікувань того, що зазвичай можуть витратити працівники відповідно до своїх ролей та обов’язків. Зверніться до попередньої перевірки злочинності або розгляньте можливість перевірки попереднього стану перед тим, як видати будь-якому новому або існуючому працівнику кредитну картку компанії.

Виховувати працівників

Визначте чіткі очікування за допомогою письмової політики щодо кредитних карток та забезпечте офіційне навчання працівників перед видачею їм кредитних карток, а також щорічне підвищення кваліфікації. Політика кредитної картки повинна визначати, хто має право на отримання кредитної картки компанії, визначати обов'язки, пов'язані з використанням картки, та окреслювати ділову політику щодо зловживання кредитною карткою. Керівні принципи прийнятності, наприклад, можуть стверджувати, що працівник, який володіє карткою, повинен її здати, якщо працівник потрапляє до програми виправних заходів з причини, пов'язаної з результатами діяльності. Обов'язки можуть включати авторизацію покупки та окреслити процес здачі квитанції на кредитну картку. Надайте кожному працівнику копію поліса та вимагайте, щоб кожен підписав свою картку після завершення початкового або підвищення кваліфікації.

Щомісячний огляд рахунку

Проводьте щомісячний аудит використання кредитної картки, звіряючи щомісячні виписки з кредитних карток незабаром після отримання. Перевірте баланс кожної картки та порівняйте квитанції, які здають працівники, з квітами на виписці з кредитної картки. Зосередьтеся конкретно на даті та часі, предметі чи предметах, що купуються, та чи дозволено придбання. Після узгодження кожного окремого рахунку створюйте щомісячний звіт, що визначає тенденції витрат, витрачені суми відповідно до продавця та будь-які червоні прапорці, які можуть свідчити про спробу шахрайства з кредитною карткою.

Слідчий аудит

Розслідуйте будь-які незвичні, недоторкані або несанкціоновані операції, виявлені під час щомісячного аудиту рахунку, проводячи слідчий аудит. У деяких випадках це може вимагати лише від співробітника більш детального пояснення транзакції або причини комерційної покупки. В інших випадках, наприклад, коли працівник підозрюється у порушенні політики кредитної картки, може знадобитися більш детальний аудит. Детальний аудит або розслідування шахрайства починається з визначення того, хто вимагав або санкціонував операцію, та збору такої інформації, як поточне місцезнаходження товару. Після цього опитуйте співробітника власника картки, керівника підрозділу та, якщо можливо, продавця чи продавця, щоб отримати докладнішу інформацію про покупку.