actsuriname.org

Створення бухгалтерської програми, яка захищає фінансову цілісність бізнесу, залежить від застосування кількох ключових принципів. Вони, як правило, відомі як внутрішній контроль.

Термін "внутрішній контроль" зазвичай нагадує про контроль за шахрайством. Однак це лише один аспект контролю в бухгалтерських системах. Інші - це ефективні та ефективні операції, достовірна звітність та відповідність чинним законам та правилам.

Запобігання шахрайству в бухгалтерському обліку

Шахрайство коштує малому бізнесу в США в середньому 6 відсотків доходу. Це становить близько 400 мільярдів доларів на рік. Правильно організована бухгалтерія - це перша лінія захисту від цієї втрати.

Сама бухгалтерія не має можливості вилучати кошти або активи компанії. Щоб уникнути несанкціонованих платежів або покупок, різними функціями кредиторської заборгованості, такими як замовлення, затвердження рахунків-фактур, скорочення чеків, підписання чеків та звірка банківського рахунку, повинні займатися різні люди. Це може бути важко зробити у невеликому офісі, але ретельний контроль за діяльністю банку за власністю все ще можливий.

Подібним чином, збиранням грошових надходжень та поверненням товарів також повинні займатися кілька працівників, щоб зменшити ризик.

Інші запобігання шахрайству

Бухгалтерія також повинна відповідати за відстеження матеріального майна, що належить компанії. Необхідно вести опис таких предметів, як інструменти, оргтехніка та обладнання. Принаймні раз на рік кожен предмет повинен бути фізично розміщений та зареєстрований. Статті видатків слід виписувати працівникам, які нестимуть відповідальність за догляд за ними.

Важливіше за контроль, сприяння створенню позитивного робочого середовища зменшує шахрайство працівників та підвищує продуктивність праці. Встановіть етичний кодекс, який застосовується до всіх. Вислухайте співробітників та створіть програму допомоги тим, хто має проблеми. Співробітники, які думають про компанію як про сім’ю, більше сприятимуть її успіху.

Точна звітність

Система внутрішнього контролю забезпечує своєчасне та точне надання фінансової інформації керівництву. Регулярне відстеження проміжних термінів в обліковому циклі забезпечує своєчасну доставку інформації. Ретельно розроблені процедури сприятимуть послідовності та точності.

Кредиторська заборгованість персоналу повинна мати визначення для кожного з рахунків витрат у системі. Наприклад, багатоквартирний будинок має окремі рахунки за воду, яка використовується для озеленення, та воду, яку використовують орендарі. Обмеження платежів на цих рахунках спотворює витрати --- і може приховати проблему.

Подібним чином бухгалтери з доходів (у невеликому офісі кредиторською та дебіторською заборгованістю може займатися одна і та ж особа) також повинні отримувати вказівки щодо узгодженого обліку отриманих платежів.

Менеджери повинні мати можливість переглянути та пояснити відмінності у фактичних доходах та витратах. Це остання можливість виправити бухгалтерські помилки та надає більше інформації керівництву.

Ефективна та ефективна робота

Оперативне управління залежить від фінансової інформації, яку надає бухгалтерія.

Наприклад, виробничому або будівельному бізнесу потрібна детальна система витрат на роботу, щоб забезпечити володіння точними даними про фактичну вартість кожної роботи. У роздрібному бізнесі те саме стосується вартості проданих товарів. Без цієї інформації ці компанії не можуть конкурентно визначити ціни на свої товари чи послуги. Ціна занадто висока, і вони не можуть продати свій товар; занизька ціна, кожен продаж представляє чистий збиток для компанії.

Оперативна та точна сплата податків, включаючи відрахування із заробітної плати, також є життєво важливою функцією бухгалтерії. Несвоєчасна сплата федеральних податків із заробітної плати може спричинити заборгованість до 15 відсотків від загальної суми, а оскільки IRS застосовує платежі в тому порядку, в якому вони були отримані, один несвоєчасний платіж може призвести до подальших платежів, що передбачають штраф.

Правильно організований бухгалтерський відділ, таким чином, вносить безпосередній внесок у суть компанії.