actsuriname.org

Ефективна електронна пошта дає результат, задуманий автором. Якщо, наприклад, повідомлення є запитом на інформацію до певної дати, одержувач зрозуміє. Ефективна електронна пошта забезпечує одержувача чіткого розуміння наміру відправника. Погано написаний електронний лист, навпаки, може спричинити плутанину та створити погану думку відправника. Компанії будь-якого розміру можуть досягти прийнятного стандарту письмового спілкування, включаючи електронну пошту, пропонуючи власні інструкції з ведення бізнесу та вимагаючи використання посібника зі стилів.

Стандарти електронної пошти

Написання в електронних листах має бути чітким, стислим та граматично правильним. Погана граматика, орфографічні помилки та неправильна структура речень можуть відволікати читача. Письменники повинні намагатися бути прямими, інформативними та орієнтованими на рішення. Короткі стислі електронні листи зручні для читачів і, як правило, доносять повідомлення. Ідеальним розміром повідомлення може бути два-три абзаци, що не перевищують п’яти рядків. Сценарист повинен вказати призначення електронного листа на початку повідомлення та вказати бажаний результат - наприклад, термін подання відповіді - в кінці.

Рядок теми

Подумайте про тему як заголовок статті в газеті чи журналі. Це повинно бути потужним, привертаючи увагу та точно пов’язаним із змістом або метою електронного листа. Хороший рядок теми приверне увагу одержувача і змусить його відкрити електронне повідомлення та прочитати його. Ділові електронні листи повинні конкурувати з багатьма іншими повідомленнями у вхідних скриньках компанії. Нечіткі рядки теми можуть призвести до того, що важливий електронний лист буде відкинуто або пропущено. Це може призвести до затримки відвантаження або розчарування клієнта. Може бути ефективно повторити термін виконання в рядку теми.

Зміст

Привітання слід персоналізувати якомога повніше. Якщо неможливо знайти ім'я одержувача, електронне повідомлення має бути принаймні адресовано відділу. Електронна пошта без вказаного одержувача може бути непрочитаною. На електронне повідомлення не повинно бути більше однієї теми. Якщо співробітник спілкується з одним відділом або особою щодо трьох окремих тем, вона повинна надіслати три електронні листи. Таким чином, кожен рядок теми буде мати сенс у подальших електронних листах та відповідях. Використання всіх великих літер або напівжирного шрифту для наголосу слід звести до мінімуму. Ця практика може дратувати одержувачів, які не піклуються про такі візуальні сигнали. Блок підписів ділових електронних листів повинен містити повну контактну інформацію.

Посібник зі стилю

Спосіб мінімізації проблем з електронною поштою на роботі - це створення посібника зі стилю, який інформує працівників про правильний спосіб електронного спілкування. Спочатку компанія могла порадити співробітникам звернутися до однієї з путівників, що є у книгарнях. Компанія може застосувати певні способи ведення електронної пошти з книги та з інших джерел. Зрештою, під рукою було б достатньо інформації, яку компанія могла б скласти у своєму власному електронному посібнику.