actsuriname.org

Аутсорсинг виставляє рахунки зручно, але це може бути і дорого. Ви повинні заплатити агенції або службі виставлення рахунків за кожен рахунок, який вони подають. Надсилання інформації компанії-білінгу також збільшує час, необхідний для отримання ваших рахунків клієнтами. Повернення власного процесу виставлення рахунків дозволяє відстежувати час надсилання рахунків. Ви також можете заощадити гроші. Перехід від зовнішнього підряду до внутрішнього виставлення рахунків вимагає планування та підготовки, щоб уникнути помилок.

Методологія

Хоча ви можете виставляти рахунки вручну за допомогою набраних або навіть написаних від руки рахунків-фактур, програмне забезпечення для виставлення рахунків автоматизує процес та робить його швидшим та ефективнішим. Якщо ви вже використовуєте програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, таке як Quickbooks, використовуйте функцію виставлення рахунків для автоматичного створення рахунків, запису платежів та відстеження облікових записів клієнтів. За допомогою платіжного програмного забезпечення ви встановлюєте інформацію про клієнта один раз. Після цього ви записуєте транзакції і, як правило, натискаєте лише одну-дві кнопки, щоб виставити рахунок. Ви також можете створювати звіти для встановлення старіння дебіторської заборгованості та виписувати подальші рахунки без необхідності повторного введення всієї інформації.

Персонал

Визначте особу чи осіб, які нестимуть відповідальність за виставлення рахунків, а потім навчіть їх процедурам виставлення рахунків. В ідеалі ви знайдете працівника, який знайомий з програмним забезпеченням для виставлення рахунків та виставлення рахунків. Якщо ні, можливо, вам доведеться інвестувати в навчальні курси. Залежно від обсягу виставлення рахунків, можливо, вам доведеться присвятити працівника до виставлення рахунків самостійно. Однак, якщо робоче навантаження не надто велике, ви можете поєднувати обов'язки з виставлення рахунків та інші обов'язки канцелярії. Належна бухгалтерська практика диктує розділення функцій кредиторської заборгованості (виставлення рахунків) та дебіторської заборгованості з метою зменшення ризику шахрайства або помилок. Якщо це неможливо, попросіть когось регулярно переглядати рахунки, щоб виявити помилки або розбіжності.

Терміни

Час виставлення рахунків може допомогти вам керувати грошовими потоками. Виконуючи рахунки самостійно, ви не будете платити додаткові гроші щоразу, коли надсилаєте рахунок, тому може виявитися вигідним виставляти рахунки частіше. Наприклад, замість того, щоб виставляти всі свої рахунки раз на місяць, ви можете виставляти рахунки кожному клієнту, коли робота закінчена, або виставляти рахунки щотижня або через тиждень. Ви також можете поекспериментувати, пропонуючи знижку в розмірі відсотка або двох відсотків для оплати протягом 10 днів з моменту отримання рахунку.

Інші міркування

Координуйте перехід від аутсорсингу до власних рахунків із вашою колишньою білінговою компанією. Це допоможе вам уникнути роздратування або заплутування своїх клієнтів дублікатами рахунків. Ви також хочете попередити клієнтів про будь-які зміни в платіжних або платіжних адресах. Виділіть ці зміни на нових рахунках, які ви розсилаєте. Можливо, вам знадобиться спеціальний простір для виставлення рахунків та записів.