actsuriname.org

Електронна пошта змінила особисте спілкування у діловому світі, зменшивши використання традиційних ділових листів та забезпечивши швидший спосіб передати повідомлення клієнтам, колегам та керівникам. Однак із технологічним зрушенням виникають неминучі помилки про те, як писати ділові електронні листи. Через свою швидку вдачу та невимушеність, ділові електронні листи часто не мають такого ж рівня професіоналізму та чіткості, як ділові листи, але при належній інструкції, догляді та редагуванні ваші ділові електронні листи можуть бути такими ж професійними, як і будь-які паперові копії листів.

Переваги

Включення електронної пошти в бізнес допомогло глобалізувати багато галузей через швидку передачу повідомлень. Незалежно від того, чи надсилали ви діловий лист до Нью-Йорка чи Лондона, перед тим, як електронною поштою та факсом, письмове спілкування зайняло значно більше часу, ніж зараз. Електронна пошта економить час і, в свою чергу, збільшує спілкування та продуктивність.

Значимість

Близько 145 мільйонів людей використовують електронну пошту з ділових причин у Північній Америці - за даними Ferris Research у 2010 році - тоді як середній користувач ділової електронної пошти надсилає близько 600 листів на тиждень. З моменту свого включення у діловий світ електронна пошта взяла на себе провідну роль у діловому спілкуванні, надаючи додатковий тиск на людей надсилати виняткові електронні листи. Через велику кількість повідомлень, що залишають середню ділову адресу електронної пошти, важко послідовно надсилати ідеальний, граматично правильний та добре структурований вміст, але погано написаний, неструктурований електронний лист може мати значний негативний вплив на вас та вашу компанію.

Особливості

Ділова електронна пошта повинна бути структурована ефективно, оскільки більшість одержувачів не встигають проглянути багато тексту в електронному листі, лише щоб знайти головне. Ділові електронні листи повинні вказувати мету повідомлення на початку тексту, використовуючи тіло як шанс зв’язати вільні кінці та пояснити заплутані моменти, а також висновок, щоб підсумувати вступ і дати короткий підпис. Головне - щоб електронна пошта була якомога коротшою, не жертвуючи важливою інформацією чи діловим тактом. Особливості ділової електронної пошти є формульними, що дозволяє одержувачам точно знати, чого структурно очікувати та де шукати відповіді.

Попередження

При написанні ділових електронних листів є деякі "заборони", які дозволять запобігти незручностям або образам одержувача, а також не дозволять виглядати непрофесійно. Цих пунктів слід дотримуватися релігійно, оскільки це безпосередньо впливає на вас та ваш бізнес, і, можливо, може зашкодити вашим стосункам з певними людьми.

Не надсилайте електронні листи у форматі HTML. У багатьох людей для облікових записів електронної пошти встановлено параметр "Лише текстові електронні листи", тому HTML вийде безладним та неорганізованим, що перешкоджає цілі всього повідомлення.

Не надсилайте вкладення чи текстові зображення у свої електронні листи, якщо це не вимагає ваш клієнт. Деякі люди все ще мають комутовані або повільні мережеві з’єднання, які часто застряють, якщо необгрунтовані вкладення надсилаються до їх вхідних. Одержувач не буде радий, якщо його Інтернет розпакує вкладення на годину і заморозить зв’язок.

Якщо ви надсилаєте електронний лист акціям групі людей, переконайтеся, що ви змінили всю відповідну інформацію, щоб вона стосувалася кожного одержувача. Почніть із звернення до кожного одержувача за його ім’ям та / або прізвищем, і не забудьте змінити інші деталі, такі як назва компанії, адреси та контактна інформація. Як би це не було боляче, це краще, ніж надіслати містеру Джонсону генерального директора повідомлення, адресоване директору зв’язків з громадськістю Дебрі Фланнери.

Не допускайте делікатної інформації з електронних листів та від’єднуйте своє ім’я від суперечок. Якщо характер вашої справи з людиною пов’язаний з делікатними думками чи поганими новинами, просто зателефонуйте їм, щоб обговорити проблему. Є певні повідомлення, з якими ви не хочете, щоб ваше ім’я було пов’язане з особистих причин, тому збережіть своє ім’я та не бійтеся телефонувати.

Міркування

Багато ваших електронних листів служать вашим єдиним шансом зв’язатися з клієнтом для бізнесу. Як би не було приємно мати можливість приділити кожному потенційному клієнтові персоніфіковану персональну увагу, але це нереально. Ваші ділові електронні листи - від першого до останнього - повинні мати найвищий рівень професіоналізму, структури, граматики, пунктуації та лаконічності. Розуміючи переваги, значення, анатомію та заборонені дії у діловій електронній пошті, ви можете почати змінювати випадкову стигму, пов’язану з написанням електронних листів. Перш ніж надсилати свій діловий електронний лист, прочитайте його кілька разів і, якщо у вас є хтось під рукою, попросіть його редагувати. Друга пара очей - це завжди добре.